من أول رابط تسجيل إلى آخر تقرير: جولة في أنظمتنا التقنية

في كل فعالية لحظتان لا تُنسيان: أول دقيقة يقف فيها الزائر أمام بوابة التسجيل، وآخر دقيقة يغادر فيها القاعة. ما بينهما سلسلة طويلة من التفاصيل التقنية التي إمّا أن تمرّ بسلاسة فلا يشعر بها أحد، أو تتعثر فتصبح حديث الجميع. لهذا بنينا منظومة أنظمة متكاملة تدير رحلة الفعالية من أول رابط تسجيل إلى آخر تقرير - أنظمة تعمل على فعالياتنا أولًا، فما نقدّمه لعملائنا مجرَّب في الميدان لا في العرض التقديمي.

قبل الفعالية: التخطيط الذي يُرى

تبدأ الرحلة من منصة التسجيل والتذاكر: صفحة تسجيل بهوية فعاليتك - شعاراتك في الأعلى وشعارات رعاتك في الأسفل - بالعربية والإنجليزية، مع حقول وأنواع تذاكر تضيفها بنفسك، وخيارات دفع في الموقع أو بالتحويل أو إلكترونيًا. كل مسجَّل يصله بريد فيه بطاقته برمز QR.

وفي الكواليس تعمل أنظمة الإدارة: تخطيط المساحات وخريطة المعرض يرسم الأجنحة ويلوّن المحجوز والمتاح، وحجوزات الأجنحة والعارضين يحوّل الخريطة إلى عقود وتحصيل، وإدارة الرعايات واستحقاقاتها يتابع لكل راعٍ ما دُفع وما استُحق من ظهور وشعارات، وإدارة فرق العمل واللجان يوزّع المهام على اللجان قبل أيام الحدث، بينما يجمع نظام إدارة المشاريع والأحداث الصورة كلها في مؤشرات متابعة واحدة.

صباح الافتتاح: ثوانٍ لا دقائق

عند البوابة يعمل نظام الشارات والدخول: المسجَّل مسبقًا يُبرز رمز QR من بريده فتُسحب بياناته وتُطبع شارته ويُسجَّل حضوره في ثوانٍ، والزائر الجديد يُدخل اسمه وجواله فتخرج بطاقته فورًا. أكثر من ستة موظفين يعملون على المنصة في وقت واحد دون تعارض، ومحرر الشارات يتيح تصميم البطاقة بالسحب والإفلات على مقاسات الطباعة القياسية.

وخلف منصة الاستقبال تعرض لوحة الأرقام على الشاشة الكبيرة أعداد الحضور لحظة بلحظة، وتتنقل تلقائيًا بين شاشات الترحيب والجلسات والقاعات والمتحدثين وشعارات الرعاة بحركات انتقال يتحكم بها المنظّم.

أثناء الفعالية: التجربة في جيب كل زائر

لحظة التسجيل يصل كل زائر رابط تطبيق الحضور - تطبيق ويب يفتح من المتصفح بلا متاجر ولا تثبيت، فيه الأجندة والمتحدثون والقاعات، ويضع الزائر نجمة على جلساته فيصنع جدوله الخاص، وتصله التنبيهات الفورية إن تغيّرت قاعة أو تأخّرت جلسة، ومعه خريطة الحدث والملفات والأدلة وبطاقة دخوله الدائمة.

وحين يفتح المنظّم التصويت والاستطلاعات يصوّت الحضور من مقاعدهم بجوالاتهم، وتظهر النتائج لحظيًا بعدادات متحركة على الشاشة الكبيرة. أما البث المباشر فينقل الجلسات لمن لم يحضر بالقاعة.

بعد الختام: البيانات ملكك

تنتهي الفعالية ولا تنتهي قيمتها: قاعدة المسجّلين والحضور تُصدَّر بضغطة إلى ملفات Excel وتقارير PDF جاهزة للطباعة - نسب الحضور، المحصَّل والمستحق، وكل حقل أضفته. نحن معالج للبيانات لا مالك لها، وتُستضاف داخل المملكة التزامًا بمتطلبات تصنيف البيانات.

ولماذا نحن؟

• أنظمة مجرَّبة على فعالياتنا نحن قبل عملائنا.
• واجهات بالعربية والإنجليزية في كل نقطة يلمسها الزائر.
• فتح فعالية جديدة يستغرق دقائق، والتخصيص الكامل أيامًا معدودة.
• خطة بديلة لكل نظام إن انقطع الإنترنت في الموقع.
• فريق دعم معك في الموقع أو عن بُعد طوال أيام الحدث.

تعرّف على الأنظمة كاملة في صفحة أنظمتنا، أو اطلب عرضًا تجريبيًا يصلك بعده حساب كامل الصلاحيات على فعالية تجريبية.